ALGEMENE VOORWAARDEN

ALGEMENE VOORWAARDEN AESCULAAP EVENTS

 

Artikel 1: Definities

In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

1. Aesculaap Events: ingeschreven in de Kamer van Koophandel onder nummer 75473623, welke tot doel heeft de totaalorganisatie van congressen en evenementen. Gevestigd: Bijenkorf 30, 3956 HJ Leersum.
2. Opdrachtgever: elk bedrijf, elke instelling of elke particulier die met Aesculaap Events onderhandelt over het sluiten van een overeenkomst dan wel waarmee Aesculaap Events een overeenkomst heeft gesloten.
3. Overeenkomst: de opdracht van een opdrachtgever aan Aesculaap Events om een congres, evenement of andere bijeenkomst te verzorgen, met uitzondering van de medische en/of wetenschappelijke inhoud;
4. Bijeenkomst: het congres, het evenement of andere bijeenkomst welke door Aesculaap Events voor opdrachtgever is georganiseerd;
5. Deelnemer(s): de door opdrachtgever opgegeven persoon/personen, dan wel de personen die zichzelf opgeven bij Aesculaap Events voor deelname aan een door Aesculaap Events georganiseerde bijeenkomst.

 

Artikel 2: Toepasselijkheid

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, onderhandelingen, opdrachten en op alle overeenkomsten gesloten tussen Aesculaap Events en de opdrachtgever en/of deelnemer(s).
2. De algemene voorwaarden van Aesculaap Events zijn van toepassing ongeacht de plaats waar de overeenkomst is gesloten en ongeacht de plaats waar de overeenkomst ten uitvoer zal worden gelegd.
3. Door het sluiten van een overeenkomst of aanmelding, aanvaarden de opdrachtgever en/of deelnemer(s) de toepasselijkheid van deze voorwaarden. De toepasselijkheid van de algemene voorwaarden van de opdrachtgever, hoe ook genaamd, wordt hierbij uitdrukkelijk van de hand gewezen.
4. Eventuele afwijkingen van deze algemene voorwaarden dienen schriftelijk overeengekomen te worden. Dergelijke afwijkingen gelden alleen voor de betreffende overeenkomst en niet voor overeenkomsten die later worden gesloten.
5. Ingeval van strijd tussen bepalingen uit de overeenkomst en de tekst van deze algemene voorwaarden, prevaleren de bepalingen uit de overeenkomst.
6. Indien één of meerdere bepalingen in deze algemene voorwaarden nietig zijn of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden volledig van toepassing. Aesculaap Events en de opdrachtgever zullen dan in overleg treden om nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige c.q. vernietigde bepalingen overeen te komen, waarbij zoveel mogelijk de strekking van de oorspronkelijke bepaling in acht zal worden genomen.

 

Artikel 3: Totstandkoming van de overeenkomst

1. Alle door Aesculaap Events uitgebrachte offertes zijn vrijblijvend, tenzij in de offerte een termijn is opgenomen waarbinnen de offerte geldig is. Verder verliezen offertes de geldigheid indien de periode tussen acceptatie van de offerte en de uitvoering van de opdracht door Aesculaap Events minder dan 6 maanden bedraagt.
2. Een overeenkomst komt tot stand op het moment dat de opdrachtgever van Aesculaap Events een opdracht bij Aesculaap Events plaatst en Aesculaap Events deze opdracht schriftelijk of per e-mail heeft bevestigd.
3. Bedragen die worden genoemd in de stukken opgesteld door Aesculaap Events zijn exclusief BTW, tenzij anders is aangegeven.

Artikel 4: Wijzigingen en aanvullingen

1. Wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke offerte worden gefactureerd conform de werkelijke kosten.
2. Wijzigingen worden aan de opdrachtgever ter goedkeuring voorgelegd, zodra ze te voorzien zijn en de overschrijding meer dan 10% van het budget bedraagt. Waar mogelijk wordt gestreefd naar voorkoming van budgetoverschrijdingen. Budgetoverschrijdingen komen voor rekening van de opdrachtgever, tenzij nadrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen.

 

Artikel 5: Indirecte vertegenwoordiging en vrijwaring

1. Voor zover in het kader van de uitvoering van de overeenkomst Aesculaap Events diensten van derden betrekt zal deze dat steeds doen op naam en voor rekening van de opdrachtgever. De derde(n) en de opdrachtgever zijn partij bij die overeenkomst. Aesculaap Events is uitdrukkelijk geen partij bij enige overeenkomst met (een) derde(n). Voor het geval Aesculaap Events in verband met de uitvoering van de overeenkomst in eigen naam en voor eigen rekening personeel, diensten of goederen van derden betrekt of ter zake wordt aangesproken, vrijwaart de opdrachtgever Aesculaap Events ter zake van de voldoening van de aan de derde toekomende tegenprestatie en eventuele aanspraken op schade of kosten.
2. Indien en voor zover Aesculaap Events in het kader van de uitvoering van (een onderdeel van) de overeenkomst in naam en voor rekening van de opdrachtgever optreedt, dan is en blijft de opdrachtgever volledig verantwoordelijk voor de eventuele heffing en afdracht van belastingen en andere (sociale) premies. De opdrachtgever vrijwaart Aesculaap Events voor iedere vorm van aansprakelijkheid.

 

Artikel 6: Betaling

1. Betaling van de facturen van Aesculaap Events dient te geschieden binnen de overeengekomen termijn(en), doch uiterlijk binnen dertig dagen na factuurdatum.
2. Zodra de in het eerste lid gegeven termijn is overschreden, is de opdrachtgever zonder nadere ingebrekestelling in verzuim waarna de opdrachtgever aan Aesculaap Events de volgende vergoedingen verschuldigd is: 1,1% rente per maand of een gedeelte van een maand over het volledige factuurbedrag;

2.Buitengerechtelijke kosten van invordering. Deze kosten worden berekend overeenkomstig onderstaand incassotarief:

 

• over de eerste € 10.000 15%
• over het meerdere € 20.000 10%
• over het meerdere € 40.000 8%
• over het meerdere € 80.000 5%
• over het meerdere boven €160.000 3%

 

3. Volledige proceskosten.
4. Kosten juridische bijstand.
5. Al hetgeen de opdrachtgever verschuldigd is, is direct opeisbaar indien de opdrachtgever niet voldoet aan zijn betalingsverplichtingen na het verstrijken van de in punt 1 genoemde termijn, in staat van faillissement geraakt, voorlopige surséance van betaling aanvraagt, onder curatele wordt gesteld, indien executoriaal beslag wordt gelegd op zijn zaken en/of vorderingen, wanneer hij overlijdt, in liquidatie treedt of wordt ontbonden.
6. Door de opdrachtgever gedane betalingen strekken eerst tot vermindering van alle verschuldigde kosten, vervolgens van de verschuldigde rente en dan van de opeisbare facturen die het langst open staan, zelfs al vermeldt de Opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur.
7. De opdrachtgever is niet bevoegd haar verplichtingen jegens Aesculaap Events op te schorten of hetgeen zij van Aesculaap Events te vorderen heeft te verrekenen met of in mindering te brengen op hetgeen de Opdrachtgever jegens Aesculaap Events verschuldigd is.
8. Aesculaap Events heeft steeds het recht om zowel voor als na de totstandkoming van een overeenkomst zekerheid voor de betaling te verlangen. Aesculaap Events is bevoegd de uitvoering van haar verplichtingen in de overeenkomst op te schorten totdat zekerheid is verschaft en/of (geheel of gedeeltelijk) vooruitbetaling door Aesculaap Events is ontvangen.
9. Onverminderd het bepaalde in voorgaande leden is Aesculaap Events gerechtigd om van de opdrachtgever volledige schadevergoeding te vorderen indien de opdrachtgever niet voldoet aan de verplichtingen uit de overeenkomst.
10. Indien per credit card betaald wordt zal de transactie per direct worden belast op het account van de kaarthouder.

 

Artikel 7: Annulering

1. Bij onvoldoende aanmeldingen voor een congres, evenement of andere bijeenkomst heeft Aesculaap Events altijd het recht deze te annuleren en een (nadere) aanmelding niet te accepteren zonder gehouden te zijn tot vergoeding van schade of kosten. Indien de opdrachtgever het programma voor een congres, evenement of andere bijeenkomst niet rond krijgt, gelden de volgende leden van dit artikel bij annulering.
2. De opdrachtgever is bij geheel of gedeeltelijke annulering gehouden alle kosten van Aesculaap Events en/of alle kosten voor derde(n) te voldoen, waaronder de kosten ten behoeve van personeel, diensten of goederen van derden.
3. Onverminderd het bepaalde in lid 2 van dit artikel geldt bij annulering ten aanzien van het niet onder 7.2 vallende deel van de kosten het navolgende: bedrag annuleringskosten = ……….. x 0,6 maanden. Waarbij onder “bedrag” de hoogte van het bedrag van het totaal van de inkomsten voor Aesculaap Events bij de uitvoering van de overeenkomst is en “maanden” het aantal maanden voor aanvang van de bijeenkomst is.
4. Wanneer de opdrachtgever de overeenkomst annuleert, is de opdrachtgever aan Aesculaap Events, naast het hiervoor in de leden 2 en 3 verschuldigde, eveneens administratiekosten verschuldigd. Deze administratiekosten bedragen 5% van het totaal van de overeengekomen vergoeding met Aesculaap Events.
5. Geheel of gedeeltelijke annulering van de overeenkomst door de opdrachtgever dient bij aangetekend schrijven te geschieden. Voor de vaststelling van de annuleringskosten wordt uitgegaan van de datum van de ontvangst van de aangetekende brief door Aesculaap Events.

 

Artikel 8: Opschorting en ontbinding

1. Aesculaap Events kan, zonder uit hoofde daarvan tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, bij aangetekende brief met onmiddellijke ingang en zonder gerechtelijke tussenkomst de Overeenkomst met de Opdrachtgever beëindigen indien:

• De opdrachtgever surséance van betaling of zijn faillissement aanvraagt of in staat van faillissement wordt verklaard dan wel een akkoord buiten faillissement aanbiedt, of op enig onderdeel van zijn vermogen beslag wordt gelegd
• De opdrachtgever zijn activiteiten staakt, ophoudt zijn statutaire doel na te streven, tot liquidatie besluit, anderszins zijn rechtspersoonlijkheid verliest
• De opdrachtgever of deelnemer(s) één of meer verplichtingen, voortvloeiende uit de Overeenkomst, niet, niet tijdig of niet behoorlijk nakomt en hij deze nalatigheid niet binnen 14 dagen (of), nadat Aesculaap Events bij aangetekende brief hiertoe gemaand heeft, opheft.

2. Aesculaap Events heeft, indien de opdrachtgever tekort komt in enige betalingsverplichting jegens Aesculaap Events, of indien Aesculaap Events redelijkerwijs mag verwachten dat de opdrachtgever zal tekortschieten in de nakoming van enige betalingsverplichting jegens Aesculaap Events, het recht:

• van de opdrachtgever in overeenstemming met artikel 6 lid 7 van deze algemene voorwaarden voor alle lopende overeenkomsten zekerheidstelling voor de betaling te vorderen
• de verplichting uit de overeenkomst met de opdrachtgever -zowel die waarop de tekortkomingen in de betalingsverplichting betrekking heeft, als alle overeenkomsten tussen Aesculaap Events en de opdrachtgever – op te schorten onverminderd het recht gelijktijdige zekerheidstelling voor de betaling te vorderen
• het recht zonder gerechtelijke tussenkomst de betreffende overeenkomst geheel of gedeeltelijk met onmiddellijke ingang te ontbinden.

3. Aesculaap Events heeft voorts het recht de overeenkomst met onmiddellijke ingang te ontbinden indien Aesculaap Events na het sluiten van de overeenkomst duidelijk wordt dat tijdens de bijeenkomst schade kan worden toegebracht aan eigendommen van Aesculaap Events of aan personen, of indien wordt verwacht dat de openbare orde zal worden verstoord.

 

Artikel 9: Overmacht

1. Onder overmacht aan de zijde van Aesculaap Events wordt in deze algemene voorwaarden verstaan elke van de wil van Aesculaap Events onafhankelijke omstandigheid – ook al was deze ten tijde van tot stand komen van de overeenkomst reeds te voorzien – die nakoming van de overeenkomst blijvend of tijdelijk verhindert, alsmede, voor zover daaronder niet reeds begrepen, oorlog, oorlogsgevaar, burgeroorlog, oproer, werkstaking, brand en andere ernstige storingen in het bedrijf van Aesculaap Events of bij derden die Aesculaap Events heeft betrokken in het kader van de overeenkomst, alsmede de onmogelijkheid van nakoming van de overeenkomst als gevolg van tekortkomingen van de door Aesculaap Events ter uitvoering van de overeenkomst ingeschakelde personen en/of zaken. In geval van verhindering van uitvoering van de overeenkomst ten gevolge van overmacht is Aesculaap Events gerechtigd om zonder rechterlijke tussenkomst hetzij de uitvoering van de overeenkomst op te schorten, hetzij de overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat zij tot enige schadevergoeding gehouden zal zijn.
2. Indien Aesculaap Events bij het intreden van overmacht al gedeeltelijk aan zijn verplichtingen heeft voldaan of slechts gedeeltelijk aan zijn verplichtingen kan voldoen, is zij gerechtigd het geleverde c.q. het leverbare deel afzonderlijk te factureren en is de opdrachtgever gehouden deze factuur te voldoen.
3. De opdrachtgever zal zich in ieder geval niet op overmacht van zijn zijde kunnen beroepen in het geval (een) belangrijke spreker(s) niet verschijn(en)t, de bezoekers- of deelnemersaantallen sterk tegenvallen of vergelijkbare omstandigheden.

 

Artikel 10: Aansprakelijkheid

1. Aesculaap Events is nooit aansprakelijk voor schade, door welke oorzaak ook ontstaan, behoudens voor zover de wet of deze algemene voorwaarden anders bepalen en behoudens voor zover er sprake is van niet rechtsgeldig uitsluitbare opzet of grove schuld. Het betreft hier directe en indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, andere bedrijfsschade van opdrachtgever en schade als gevolg van aansprakelijkheid van Opdrachtgever jegens derden. Ten aanzien van opzet of grove schuld rust de bewijslast op opdrachtgever.
2. Aesculaap Events is voorts ook niet aansprakelijk voor schade ten gevolge van (stroom)storing, het slecht functioneren van ter beschikking gestelde diensten, of het ongeschikt zijn of worden van bij de uitvoering van de overeenkomst gebruikte zalen of ruimten. In alle gevallen zal de aansprakelijkheid van het Aesculaap Events niet verder gaan dan het op een ander tijdstip opnieuw beschikbaar stellen van apparatuur en benodigd personeel voor het zo mogelijk opnieuw verrichten van de overeengekomen werkzaamheden. Opdrachtgever dient de derde die naar het oordeel van Aesculaap Events tekortschiet in de nakoming van zijn verplichtingen zelf aan te spreken.
3. Aesculaap Events zal de hem toevertrouwde materialen zoals videobanden, films, documenten en andere materialen met grote zorg behandelen. Aesculaap Events sluit echter iedere aansprakelijkheid voor beschadiging dan wel het verloren gaan van ter beschikking gestelde materialen, door welke oorzaak dan ook, uit, behoudens in geval van opzet of grove schuld. In gevallen waarin met kostbare of niet vervangbare zaken dient te worden gewerkt, is de opdrachtgever verplicht deze voor eigen rekening verzekerd te hebben en te houden.
4. Indien Aesculaap Events onverminderd het bepaalde in de artikelen 10.1, 10.2 en 10.3 toch aansprakelijk is dan geldt dat de aansprakelijkheid van Aesculaap Events in alle gevallen beperkt is tot de schade, die is verzekerd onder haar aansprakelijkheidsverzekering, en het bedrag dat door de verzekeraar in het specifieke schadevoorval wordt uitgekeerd, minus het bedrag aan eigen risico. Aesculaap Events is niet verplicht een beroep op haar aansprakelijkheidsverzekering te doen, indien zij door opdrachtgever aansprakelijk wordt gehouden. Indien Aesculaap Events geen aanspraak kan maken op haar aansprakelijkheidsverzekering of de verzekeraar geen vergoeding uitkeert, dan is aansprakelijkheid van Aesculaap Events in alle gevallen beperkt tot ten hoogste de factuurwaarde van het gedeelte van de overeenkomst, waaruit de aansprakelijkheid voortvloeit.
5. Aesculaap Events bedingt alle wettelijke en contractuele verweermiddelen welke zij ter afwering van haar eigen aansprakelijkheid jegens opdrachtgever kan inroepen, mede ten behoeve van haar ondergeschikten voor wier gedragingen zij ingevolge de wet aansprakelijk is.
6. Opdrachtgever vrijwaart Aesculaap Events voor alle schade en kosten die voortvloeien uit aanspraken van derden, waaronder deelnemers, welke aanspraken verband houden met de overeenkomst en het deelnemen of uitvoeren van een bijeenkomst.
7. De opdrachtgever vrijwaart Aesculaap Events tegen aanspraken van derden ter zake van inbreuk op auteursrechten en/of industriële eigendomsrechten ten gevolge van door Aesculaap Events ten behoeve van de opdrachtgever te verrichten diensten.

 

Artikel 11: Informatieverstrekking

De opdrachtgever is gehouden Aesculaap Events tijdig alle (nadere) informatie te verschaffen welke redelijkerwijze in verband met de uitvoering van de overeenkomst van belang kan zijn.

 

Artikel 12: Vergunningen

Alle voor de Bijeenkomst benodigde vergunningen dienen door de opdrachtgever te worden aangevraagd. De opdrachtgever draagt de kosten voor de aanvraag en/of het behouden van de vergunning(en).

 

Artikel 13: Vertrouwelijkheid

1. Beide partijen verplichten zich de vertrouwelijkheid in acht te nemen bij de omgang met gegevens die schade kunnen veroorzaken aan de opdrachtgever of diens relaties bij kennisname van die gegevens door derden, dit op straffe van betaling van de schade inclusief gemaakte kosten.
2. Adressen welke door Aesculaap Events en de opdrachtgever aan elkaar beschikbaar worden gesteld voor mailing en promotie zijn slechts beschikbaar voor uitvoering van de overeenkomst, tenzij nadrukkelijk anders overeengekomen. Beide partijen krijgen de beschikking over de adressen van deelnemer(s).

 

Artikel 14: Uitvoeringsrechten

De opdrachtgever draagt zelf zorg voor het verkrijgen van de benodigde licenties voor (collectieve) rechten van de betreffende organisaties en voor het afdragen van daaraan verbonden en alle daarmee verband houdende kosten.

 

Artikel 15: Geschillen en toepasselijk recht

Alle geschillen ten aanzien van een overeenkomst waarop deze algemene voorwaarden geheel of ten dele van toepassing zijn, of naar aanleiding van nadere overeenkomsten, welke een uitvloeisel zijn van een zodanige overeenkomst, worden voor bindend advies voorgelegd aan de rechter. Indien een partij zich niet met de beslissing van de rechter kan verenigen, kan deze partij een beroepschrift indienen bij de Commissie van Beroep. Op alle rechtsverhoudingen tussen de opdrachtgever en Aesculaap Events is Nederlands recht van toepassing.

 

Leersum, september 2019