Draaiboek
- Opstellen van een draaiboek met actielijst, plannen van alle activiteiten onderverdeeld naar verantwoordelijke.
- Bewaken en uitvoeringscontrole van draaiboeken, planningen en/of actielijsten.
- Opstellen van een regieboek voor de dag-organisatie van het congres.
- Bespreken van draaiboeken, planningen en/of actielijsten met alle betrokken partijen.
Locatie
- Adviseren over en zoeken naar geschikte, maar ook originele locaties.
- Organiseren van site visits naar de diverse locaties.
- Onderhouden van de contacten met de locatie.
- Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten zoals: catering, audiovisuele voorzieningen etc.
Communicatie (drukwerk, mailings en website)
- Adviseren over en coördineren van drukwerk (uitnodigingen etc.).
- Adviseren over en coördineren van advertenties in vakbladen, magazines etc.
- Adviseren over een congres app.
- Eindcontrole van alle communicatie-uitingen.
- Adviseren over het ontwerp van de website.
- Updaten en aanpassen van de website.
- Coördineren van de benodigde documentatie voor mailings en/of drukwerk.
- Opmaak van de nieuwsbrief in de huisstijl van het congres.
- Coördineren van verzending van mailing informatie.
Programma en sprekers- c.q. docentenbegeleiding
- Adviseren over en coördineren van het programma.
- Overnemen van reeds gelegde contacten met de sprekers.
- Onderhouden van contact met sprekers c.q. docenten: opstellen van uitnodigingen, verzenden van uitnodigingen, bevestigen van sprekers c.q. docenten, bewaken van deadlines, coördineren van reis- en hotelboekingen, verzamelen van manuscripten, CV’s en eventueel foto’s.
- Onderhouden van contact met dag- en sessievoorzitters.
- Informeren van sprekers c.q. docenten en voorzitters voorafgaand aan het congres.
- Afhandeling van declaraties van de sprekers.
- Begeleiden van sprekers en voorzitters op locatie.
- Opstellen en verzenden van bedankbrieven.
Partner programma (sociaal programma)
- Voorstellen mogelijke locaties en/of activiteiten voor partnerprogramma.
- Site visits naar diverse locaties.
- Onderhandelen met locatie en toeleveranciers over de mogelijkheden, voorzieningen en diensten.
Financiën
- Opstellen en bewaken van de congresbegroting.
- Beheren van de financiële administratie voor, tijdens en na het congres (inzake registratiegelden, sponsorgelden en leveranciers).
- Controleren en betalen van facturen van derden.
- Controleren en verwerken van ontvangen registratie- en sponsorgelden.
- Opstellen van een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven.
- Opstellen van een eindrealisatie na afloop van het congres.
Sponsoren en exposanten
- Samenstellen van de sponsorpakketten en de sponsorbrochure.
- Onderhouden van contact met de sponsoren.
- Afhankelijk van de eisen van de sponsor en de exposant (gebaseerd op de Geneesmiddelenwet, Gedragscode, Europese Richtlijnen, Geneesmiddelenreclame) de betreffende sponsor voorzien van: een officieel sponsorverzoek, (verkorte) begroting en aanvullende informatie noodzakelijk om in aanmerking te komen voor sponsoring.
- Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken.
- Factureren, verwerken en controleren van betalingen, waar nodig verzenden van herinneringen.
- Opstellen van instructies ten behoeve van de lay-out van advertenties.
- Verzamelen van materiaal (tekst en beeld) ten behoeve van de advertenties.
- Coördineren van de advertenties.
- Coördineren van de tegenprestaties.
- Onderhouden van nauwe contact met de exposanten.
- Opstellen van de exposantenlijsten.
- Overleggen met de exposanten over stand-locatie.
- Produceren van de expositie plattegrond.
- Coördineren van de standbouw en de opbouw van de expositie.
Deelnemersregistratie
- Opzetten van on-line registratiemodule.
- Opzetten van een eventueel hard-copy registratieformulier.
- Verwerken van registraties (on-line en hardcopy).
- Registreren van sprekers, sponsoren, exposanten en organiserend comité.
- Secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
- Bevestigen van registraties per e-mail.
- Controleren en verwerken van betalingen en waar nodig versturen van herinneringen.
- Ontwerpen, produceren en insteken van badges en tickets voor sociale events.
- Voorbereiden van persoonlijke enveloppen c.q. mappen voor deelnemers.
- Opstellen van deelnemerslijsten.
- Opstellen van deelnemersenquêtes en verwerken na afloop.
- Coördineren van inhoud en vullen van congrestassen.
Hotelreservering
- Afspraken maken met diverse hotels in diverse prijscategorieën.
- Plaatsen van opties bij diverse hotels.
- Bewaken van de optietermijnen bij de diverse hotels.
- Opstellen van informatie voor op de congreswebsite over de hotels inclusief prijzen, ligging etc.
- Opzetten van de on-line hotelreserveringmodule gekoppeld aan de deelnemersregistratiemodule.
- Bevestigen van de hotelreserveringen aan de deelnemers en het versturen van een hotelvoucher.
- Contact houden met de deelnemers en hotels over praktische zaken c.q. wijzigingen.
- Financiële afhandeling met de hotels.
- Opstellen van reserveringslijsten voor de hotels.
- Onderhouden van nauw contact met de hotels.
On-site management
- Aesculaap Events is verantwoordelijk voor de totaalcoördinatie van het congres.
- Aesculaap Events is gedurende het gehele congres aanwezig.
- Inrichten en coördineren van de registratiebalie.
- Coördineren en supervisie van opbouw van congres en expositie.
- Registreren van deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
- Beheren van on-site betalingen, kasbeheer tijdens het congres.
- Verstrekken van inhoudelijke en informatieve informatie.
- Aansturen en begeleiden van hostessen.
Accreditatie
- Accreditatie aanvragen bij de beroepsgroepen.
- Accreditatie verwerken na afloop van het congres.
Abstract handling
- Samenstellen van abstract richtlijnen.
- Opzetten van on-line abstract module (abstract, reviewer en scientific committee module).
- Downloaden en verwerken van abstracts.
- Doorsturen van abstracts naar reviewers en programma commissie.
- Verwerken van beoordelingen.
- Opstellen van bevestigings- en afwijzingsbrieven.
- Verzenden van de bevestigingen en/of afwijzingen naar auteurs.
- Opstellen van presentatie-instructies en verzamelen van de PowerPoint presentaties.
- Onderhouden van contact met auteurs over praktische zaken.
- Indelen van sessies in overleg met opdrachtgever.
