Advies en organisatie

Draaiboek
  • Opstellen van een draaiboek met actielijst, plannen van alle activiteiten onderverdeeld naar verantwoordelijke.
  • Bewaken en uitvoeringscontrole van draaiboeken, planningen en/of actielijsten.
  • Opstellen van een regieboek voor de dag-organisatie van het congres.
  • Bespreken van draaiboeken, planningen en/of actielijsten met alle betrokken partijen.
Locatie
  • Adviseren over en zoeken naar geschikte, maar ook originele locaties.
  • Organiseren van site visits naar de diverse locaties.
  • Onderhouden van de contacten met de locatie.
  • Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten zoals: catering, audiovisuele voorzieningen etc.
Communicatie (drukwerk, mailings en website)
  • Adviseren over en coördineren van drukwerk (uitnodigingen etc.).
  • Adviseren over en coördineren van advertenties in vakbladen, magazines etc.
  • Adviseren over een congres app.
  • Eindcontrole van alle communicatie-uitingen.
  • Adviseren over het ontwerp van de website.
  • Updaten en aanpassen van de website.
  • Coördineren van de benodigde documentatie voor mailings en/of drukwerk.
  • Opmaak van de nieuwsbrief in de huisstijl van het congres.
  • Coördineren van verzending van mailing informatie.
Programma en sprekers- c.q. docentenbegeleiding
  • Adviseren over en coördineren van het programma.
  • Overnemen van reeds gelegde contacten met de sprekers.
  • Onderhouden van contact met sprekers c.q. docenten: opstellen van uitnodigingen, verzenden van uitnodigingen, bevestigen van sprekers c.q. docenten, bewaken van deadlines, coördineren van reis- en hotelboekingen, verzamelen van manuscripten, CV’s en eventueel foto’s.
  • Onderhouden van contact met dag- en sessievoorzitters.
  • Informeren van sprekers c.q. docenten en voorzitters voorafgaand aan het congres.
  • Afhandeling van declaraties van de sprekers.
  • Begeleiden van sprekers en voorzitters op locatie.
  • Opstellen en verzenden van bedankbrieven.
Partner programma (sociaal programma)
  • Voorstellen mogelijke locaties en/of activiteiten voor partnerprogramma.
  • Site visits naar diverse locaties.
  • Onderhandelen met locatie en toeleveranciers over de mogelijkheden, voorzieningen en diensten.
Financiën
  • Opstellen en bewaken van de congresbegroting.
  • Beheren van de financiële administratie voor, tijdens en na het congres (inzake registratiegelden, sponsorgelden en leveranciers).
  • Controleren en betalen van facturen van derden.
  • Controleren en verwerken van ontvangen registratie- en sponsorgelden.
  • Opstellen van een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven.
  • Opstellen van een eindrealisatie na afloop van het congres.
Sponsoren en exposanten
  • Samenstellen van de sponsorpakketten en de sponsorbrochure.
  • Onderhouden van contact met de sponsoren.
  • Afhankelijk van de eisen van de sponsor en de exposant (gebaseerd op de Geneesmiddelenwet, Gedragscode, Europese Richtlijnen, Geneesmiddelenreclame) de betreffende sponsor voorzien van: een officieel sponsorverzoek, (verkorte) begroting en aanvullende informatie noodzakelijk om in aanmerking te komen voor sponsoring.
  • Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken.
  • Factureren, verwerken en controleren van betalingen, waar nodig verzenden van herinneringen.
  • Opstellen van instructies ten behoeve van de lay-out van advertenties.
  • Verzamelen van materiaal (tekst en beeld) ten behoeve van de advertenties.
  • Coördineren van de advertenties.
  • Coördineren van de tegenprestaties.
  • Onderhouden van nauwe contact met de exposanten.
  • Opstellen van de exposantenlijsten.
  • Overleggen met de exposanten over stand-locatie.
  • Produceren van de expositie plattegrond.
  • Coördineren van de standbouw en de opbouw van de expositie.
Deelnemersregistratie
  • Opzetten van on-line registratiemodule.
  • Opzetten van een eventueel hard-copy registratieformulier.
  • Verwerken van registraties (on-line en hardcopy).
  • Registreren van sprekers, sponsoren, exposanten en organiserend comité.
  • Secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
  • Bevestigen van registraties per e-mail.
  • Controleren en verwerken van betalingen en waar nodig versturen van herinneringen.
  • Ontwerpen, produceren en insteken van badges en tickets voor sociale events.
  • Voorbereiden van persoonlijke enveloppen c.q. mappen voor deelnemers.
  • Opstellen van deelnemerslijsten.
  • Opstellen van deelnemersenquêtes en verwerken na afloop.
  • Coördineren van inhoud en vullen van congrestassen.
Hotelreservering
  • Afspraken maken met diverse hotels in diverse prijscategorieën.
  • Plaatsen van opties bij diverse hotels.
  • Bewaken van de optietermijnen bij de diverse hotels.
  • Opstellen van informatie voor op de congreswebsite over de hotels inclusief prijzen, ligging etc.
  • Opzetten van de on-line hotelreserveringmodule gekoppeld aan de deelnemersregistratiemodule.
  • Bevestigen van de hotelreserveringen aan de deelnemers en het versturen van een hotelvoucher.
  • Contact houden met de deelnemers en hotels over praktische zaken c.q. wijzigingen.
  • Financiële afhandeling met de hotels.
  • Opstellen van reserveringslijsten voor de hotels.
  • Onderhouden van nauw contact met de hotels.
On-site management
  • Aesculaap Events is verantwoordelijk voor de totaalcoördinatie van het congres.
  • Aesculaap Events is gedurende het gehele congres aanwezig.
  • Inrichten en coördineren van de registratiebalie.
  • Coördineren en supervisie van opbouw van congres en expositie.
  • Registreren van deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
  • Beheren van on-site betalingen, kasbeheer tijdens het congres.
  • Verstrekken van inhoudelijke en informatieve informatie.
  • Aansturen en begeleiden van hostessen.
Accreditatie
  • Accreditatie aanvragen bij de beroepsgroepen.
  • Accreditatie verwerken na afloop van het congres.
Abstract handling
  • Samenstellen van abstract richtlijnen.
  • Opzetten van on-line abstract module (abstract, reviewer en scientific committee module).
  • Downloaden en verwerken van abstracts.
  • Doorsturen van abstracts naar reviewers en programma commissie.
  • Verwerken van beoordelingen.
  • Opstellen van bevestigings- en afwijzingsbrieven.
  • Verzenden van de bevestigingen en/of afwijzingen naar auteurs.
  • Opstellen van presentatie-instructies en verzamelen van de PowerPoint presentaties.
  • Onderhouden van contact met auteurs over praktische zaken.
  • Indelen van sessies in overleg met opdrachtgever.

Contact

Alexandra van Driessen

Bijenkorf 30
3956 HJ Leersum

06 4602 5552
contact@aesculaapevents.nl