Opstellen van een draaiboek met actielijst, plannen van alle activiteiten onderverdeeld naar verantwoordelijke.
Bewaken en uitvoeringscontrole van draaiboeken, planningen en/of actielijsten.
Opstellen van een regieboek voor de dag-organisatie van het congres.
Bespreken van draaiboeken, planningen en/of actielijsten met alle betrokken partijen.
Locatie
Adviseren over en zoeken naar geschikte, maar ook originele locaties.
Organiseren van site visits naar de diverse locaties.
Onderhouden van de contacten met de locatie.
Onderhandelen met de locatie en toeleveranciers over voorzieningen en diensten zoals: catering, audiovisuele voorzieningen etc.
Communicatie (drukwerk, mailings en website)
Adviseren over en coördineren van drukwerk (uitnodigingen etc.).
Adviseren over en coördineren van advertenties in vakbladen, magazines etc.
Adviseren over een congres app.
Eindcontrole van alle communicatie-uitingen.
Adviseren over het ontwerp van de website.
Updaten en aanpassen van de website.
Coördineren van de benodigde documentatie voor mailings en/of drukwerk.
Opmaak van de nieuwsbrief in de huisstijl van het congres.
Coördineren van verzending van mailing informatie.
Programma en sprekers- c.q. docentenbegeleiding
Adviseren over en coördineren van het programma.
Overnemen van reeds gelegde contacten met de sprekers.
Onderhouden van contact met sprekers c.q. docenten: opstellen van uitnodigingen, verzenden van uitnodigingen, bevestigen van sprekers c.q. docenten, bewaken van deadlines, coördineren van reis- en hotelboekingen, verzamelen van manuscripten, CV’s en eventueel foto’s.
Onderhouden van contact met dag- en sessievoorzitters.
Informeren van sprekers c.q. docenten en voorzitters voorafgaand aan het congres.
Afhandeling van declaraties van de sprekers.
Begeleiden van sprekers en voorzitters op locatie.
Opstellen en verzenden van bedankbrieven.
Partner programma (sociaal programma)
Voorstellen mogelijke locaties en/of activiteiten voor partnerprogramma.
Site visits naar diverse locaties.
Onderhandelen met locatie en toeleveranciers over de mogelijkheden, voorzieningen en diensten.
Financiën
Opstellen en bewaken van de congresbegroting.
Beheren van de financiële administratie voor, tijdens en na het congres (inzake registratiegelden, sponsorgelden en leveranciers).
Controleren en betalen van facturen van derden.
Controleren en verwerken van ontvangen registratie- en sponsorgelden.
Opstellen van een maandelijks overzicht van inkomsten en uitgaven.
Opstellen van een eindrealisatie na afloop van het congres.
Sponsoren en exposanten
Samenstellen van de sponsorpakketten en de sponsorbrochure.
Onderhouden van contact met de sponsoren.
Afhankelijk van de eisen van de sponsor en de exposant (gebaseerd op de Geneesmiddelenwet, Gedragscode, Europese Richtlijnen, Geneesmiddelenreclame) de betreffende sponsor voorzien van: een officieel sponsorverzoek, (verkorte) begroting en aanvullende informatie noodzakelijk om in aanmerking te komen voor sponsoring.
Opstellen en versturen van overeenkomsten naar aanleiding van gemaakte afspraken.
Factureren, verwerken en controleren van betalingen, waar nodig verzenden van herinneringen.
Opstellen van instructies ten behoeve van de lay-out van advertenties.
Verzamelen van materiaal (tekst en beeld) ten behoeve van de advertenties.
Coördineren van de advertenties.
Coördineren van de tegenprestaties.
Onderhouden van nauwe contact met de exposanten.
Opstellen van de exposantenlijsten.
Overleggen met de exposanten over stand-locatie.
Produceren van de expositie plattegrond.
Coördineren van de standbouw en de opbouw van de expositie.
Deelnemersregistratie
Opzetten van on-line registratiemodule.
Opzetten van een eventueel hard-copy registratieformulier.
Verwerken van registraties (on-line en hardcopy).
Registreren van sprekers, sponsoren, exposanten en organiserend comité.
Secretariaat voeren voor deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
Bevestigen van registraties per e-mail.
Controleren en verwerken van betalingen en waar nodig versturen van herinneringen.
Ontwerpen, produceren en insteken van badges en tickets voor sociale events.
Voorbereiden van persoonlijke enveloppen c.q. mappen voor deelnemers.
Opstellen van deelnemerslijsten.
Opstellen van deelnemersenquêtes en verwerken na afloop.
Coördineren van inhoud en vullen van congrestassen.
Hotelreservering
Afspraken maken met diverse hotels in diverse prijscategorieën.
Plaatsen van opties bij diverse hotels.
Bewaken van de optietermijnen bij de diverse hotels.
Opstellen van informatie voor op de congreswebsite over de hotels inclusief prijzen, ligging etc.
Opzetten van de on-line hotelreserveringmodule gekoppeld aan de deelnemersregistratiemodule.
Bevestigen van de hotelreserveringen aan de deelnemers en het versturen van een hotelvoucher.
Contact houden met de deelnemers en hotels over praktische zaken c.q. wijzigingen.
Financiële afhandeling met de hotels.
Opstellen van reserveringslijsten voor de hotels.
Onderhouden van nauw contact met de hotels.
On-site management
Aesculaap Events is verantwoordelijk voor de totaalcoördinatie van het congres.
Aesculaap Events is gedurende het gehele congres aanwezig.
Inrichten en coördineren van de registratiebalie.
Coördineren en supervisie van opbouw van congres en expositie.
Registreren van deelnemers, sprekers, exposanten en sponsoren.
Beheren van on-site betalingen, kasbeheer tijdens het congres.
Verstrekken van inhoudelijke en informatieve informatie.
Aansturen en begeleiden van hostessen.
Accreditatie
Accreditatie aanvragen bij de beroepsgroepen.
Accreditatie verwerken na afloop van het congres.
Abstract handling
Samenstellen van abstract richtlijnen.
Opzetten van on-line abstract module (abstract, reviewer en scientific committee module).
Downloaden en verwerken van abstracts.
Doorsturen van abstracts naar reviewers en programma commissie.
Verwerken van beoordelingen.
Opstellen van bevestigings- en afwijzingsbrieven.
Verzenden van de bevestigingen en/of afwijzingen naar auteurs.
Opstellen van presentatie-instructies en verzamelen van de PowerPoint presentaties.
Onderhouden van contact met auteurs over praktische zaken.