Congres medisch specialisten

Een congres organiseren: wat komt er bij kijken?

Een congres organiseren is niet iets wat u even naast uw normale werkzaamheden kunt doen. Er gaat veel tijd zitten in het regelen van de sprekers, de locatie en de registratie van de deelnemers. En dan hebben we het nog niet eens gehad over de logistieke aspecten van een congres. Hoe pakt u dit aan? Wij bespreken drie aspecten van de organisatie.

Een congres organiseren? Begin op tijd!

De tijd die het kost om congressen te organiseren wordt vaak onderschat. Het is essentieel om de tijd te nemen voor de voorbereidingen. Spring daarbij niet in het diepe, maar zet eerst de essentials op een rij. Wat is uw doel met het congres? Wie is uw doelgroep? En wat is het thema of onderwerp van uw congres? Een goede congresorganisatie begint met het beantwoorden van deze vragen.

Een locatie kiezen

De keuze van de locatie is belangrijker dan u in eerste instantie denkt. Om zoveel mogelijk gasten te trekken, is het belangrijk dat de locatie aan drie eisen voldoet. Ten eerste moet de locatie goed bereikbaar zijn. Daarnaast moet de locatie geschikt zijn voor het aantal mensen dat u verwacht. Tot slot is het belangrijk dat de locatie past bij uw doelgroep. De perfecte locatie is een verlengstuk van het congres en kan een ware inspiratie zijn.

Zelf organiseren of uitbesteden?

Vervolgens is het raadzaam om na te gaan of u zelf de expertise in huis heeft om een congres van A tot Z te regelen. Doordat er veel tijd gaat zitten in het regelen van schijnbare randzaken, kan dit ten koste gaan van de tijd die u in de wetenschappelijke aspecten van het congres kunt steken. Het kan daarom verstandig zijn om de congresorganisatie uit te besteden aan ons evenementenbureau, Aesculaap Events.